No Brasil, a gestão de arquivos tem sido um processo desafiador e com um consumo de tempo altamente burocrático, além de processos propensos a erros humanos devido à grande quantidade de informações delicadas. Entretanto, com o avanço tecnológico, mudanças significativas devem acontecer em todos os processos de gestão documental, apresentando um um cenário mais ágil, seguro e eficiente para empresas e, principalmente, para o setor público.
Segundo o Estudo sobre Plataformas para Gestão de Despesas Corporativas, elaborado pela consultoria IDC em parceria com a Clara em 2023, aproximadamente 46% das empresas brasileiras ainda utilizam formulários em papel no controle de despesas corporativas, resultando em custos elevados e aumento do risco de erros humanos. Pensando nisso, abaixo, explico 3 formas de incluir a tecnologia na gestão documental da sua empresa e o porquê você deve pensar em implementá-la desde já.
- Digitalização de contratos e documentos
A transição para o digital é uma das transformações mais importantes dos últimos anos e, por mais que não seja mais uma novidade, continua em processo de aceitação e implementação por inúmeras empresas. A pandemia, de certa forma, acelerou essa mudança já que empresas e órgãos públicos buscavam por opções que respeitassem às exigências de distanciamento social e lockdown, e fez com que a utilização de assinaturas e documentos eletrônicos se tornassem mais comuns.
- Implementação do Blockchain
Avaliando que o blockchain é a contabilidade de transações digitais, pense na promessa que ele traz para mudar o armazenamento e a validação de documentos no Brasil. Essa tecnologia permite maior segurança, transparência e maior controle de registros transacionais de papéis, oferecendo arquivos autênticos. Isso pode ser importante para registros imobiliários, contratos e faturas — onde as informações precisam ser genuínas e a segurança de informações sensíveis deve-se ser considerada. O blockchain se tornará o futuro padrão para validação de documentos nos setores público e privado.
- IA e Automatização no processamento de documentação
A inteligência artificial está reformulando a forma de lidar com documentos. Muitas ferramentas que utilizam IA já conseguem reconhecer caracteres, classificar registros de forma automática e extrair informações em textos. Esses mecanismos desde a auxiliam na análise de faturas, até na organização de documentos e, com o tempo, essas serão mais reforçadas e acessíveis, permitindo que profissionais dediquem mais tempo em tarefas mais complexas e estratégicas, enquanto a IA cuida das atividades mais mecânicas e repetitivas.
É fundamental enfrentar a burocracia e democratizar o acesso à inovação em todas as
regiões do país. No Brasil, os desafios são ainda maiores devido à dimensão continental do território e à complexidade operacional que isso representa. Levar tecnologia para todos os cantos do país — não apenas para os grandes centros — é um passo essencial para promover inclusão, eficiência e desenvolvimento de forma equilibrada.
A CBRdoc atua em todo o território nacional, com soluções que eliminam barreiras burocráticas e tornam o acesso a documentos e informações mais simples, ágil e digital.
Acreditamos que a inovação precisa ser acessível, prática e viável, independentemente da localização.
O Brasil tem avançado na implementação de políticas públicas de digitalização, implementando projetos como o gov.br. A governança eletrônica é essencial para reforçar a clareza e acessibilidade do setor público e, futuramente, a transformação digital total dos serviços será fundamental para garantir a agilidade e a segurança no manuseio dos documentos públicos.
Veja também: Liderança que protege: o papel do CEO na segurança da informação
Mesmo com diversas transformações, ainda existem alguns desafios a serem superados. A inclusão digital continua sendo uma dificuldade no Brasil, dado que uma parcela considerável da população brasileira não possui acesso estável à internet e a tecnologias que vem auxiliando a transformação digital. Além disso, a segurança virtual também é uma preocupação constante, pois o uso de dados digitais aumenta a exposição a ataques e fraudes, apesar de inúmeras novas tecnologias também já estarem resolvendo essa propensão. O futuro dos documentos no Brasil, inevitavelmente, está associado à evolução das tecnologias digitais. O uso de blockchain, a inteligência artificial e as iniciativas de governo eletrônico são algumas das ferramentas que vão ajudar a transformar a maneira como lidamos com informações no país. Apesar de existir desafios, a adaptação das empresas e do governo à evolução tecnológica oferece um futuro promissor para um país mais eficiente, seguro e acessível. Empresas que investirem nessas mudanças, em soluções inovadoras e na capacitação de seus colaboradores, estarão criando uma nova realidade.
Allan Mendonça, co-founder da CBRdoc.
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