As reuniões online continuam sendo uma parte essencial da colaboração em equipe. É nelas que ideias ganham forma, decisões são debatidas e os caminhos se alinham (ou não). No entanto, quando se tornam longas demais, mal planejadas ou sem propósito claro, deixam de ser produtivas e passam a consumir tempo e energia. Segundo uma pesquisa da Slack com mais de 10 mil profissionais ao redor do mundo, participar de mais de duas horas de reuniões por dia já impacta negativamente na produtividade.
Em empresas de crescimento acelerado, o conhecimento se perde entre silos, reuniões e canais. E o pior: decisões estratégicas morrem dentro de uma call que ninguém mais escuta depois. É aqui que entra a inteligência artificial como aliada. Ferramentas baseadas em IA vêm transformando a forma como as equipes conduzem, e até evitam, reuniões desnecessárias.
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Com assistentes inteligentes, é possível automatizar desde o agendamento até o acompanhamento pós-reunião. Esses assistentes gravam, transcrevem, geram atas, criam tarefas automaticamente, preenchem outros aplicativos, como CRMs, de forma automática e também aprendem com o tempo. Conseguem identificar padrões como os tópicos que tomam mais tempo, pendências ou atividades recorrentes e até o nível de engajamento dos participantes.
Na prática, isso significa que as reuniões se tornam mais eficientes, mais objetivas e, consequentemente, talvez menos frequentes de forma síncrona. A IA ajuda a resolver o problema na raiz: reduz o retrabalho, evita que uma pauta se estenda por diversos encontros e ainda entrega resumos visuais, facilitando a compreensão e a tomada de decisões por quem não pôde estar presente. E vale lembrar que, muitas vezes, nem todas as pessoas precisam estar presentes naquele exato momento, podendo avaliar e tomar decisões com base no que foi gerado de informação a partir dessa reunião.
O que nos leva a outro ponto crítico: o tempo escasso durante a jornada de trabalho. Não é raro ver profissionais abrindo mão da pausa para o almoço ou estendendo o expediente até tarde para dar conta de todas as demandas. De acordo com a Microsoft, o número de reuniões após as 20h aumentou 16% no último ano. Nesse contexto, a comunicação assíncrona proporcionada por plataformas com IA não é apenas uma solução conveniente, mas sim transformadora.
Com a possibilidade de assistir highlights de uma reunião, ler um resumo ou acessar uma transcrição filtrada por tópicos, as pessoas podem se manter atualizadas no próprio ritmo (ou no ritmo do negócio, que é mais importante), sem comprometer o foco em suas prioridades. A IA, nesse caso, vira uma ponte entre produtividade e bem-estar.
Porém, se pensarmos que atualmente diversas empresas gravam reuniões e ferramentas que transcrevem e resumem já são commodity, fica evidente que o desafio real não é mais apenas registrar a informação, mas garantir que ela circule, que gere ação e que alavanque resultados. A consequência disso é o conhecimento vivo e integrado ao fluxo de trabalho da empresa.
Mais do que nunca, está claro: automatizar processos, adotar a comunicação assíncrona e registrar o conhecimento gerado nas reuniões são práticas fundamentais para reduzir interrupções e devolver às equipes o que elas mais precisam: tempo e clareza para entregar resultados de qualidade.
Rodrigo Stoqui, Country Manager da tl;dv.4
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